Tudo é urgente!?

Se você trabalha em uma empresa onde tudo é urgente, certamente se deparou com situações freqüentes onde o contigente de equipe não é suficiente para atender toda demanda. Certo?

A saída mais rápida para estas situações é apelar para aumentar a equipe (ou a capacidade de vazão destas demandas), aparentemente isso resolve o problema do contingente, mas resolve mesmo o problema da urgência? Não estaríamos criando um novo problema?

Vamos ao básico, a origem do problema. O que é urgente?

Antes de algo se tornar urgente ele já foi necessário, depois de necessário, passou a ser importante e então urgente.

Urgente = carrega prejuízos financeiros reais e já presentes.

Importante = Trata a demanda que visa evitar prejuízos futuros. Quando não resolvida, certamente será urgente.

Necessário = Melhorias que quando realizadas podem significar ganho de produtividade ou diminuição de despesas.

Agora, se o problema já é urgente e não passou pelas etapas anteriores, podemos constatar uma falha de processo. Quem deveria ver as oportunidades antes de se tornarem necessidade não viu ou não administrou de maneira eficaz. Isso pode acontecer eventualmente, mas como regra, demonstra uma falha de gestão grave.

"Se tudo é urgente então nada é".

Aumentar a equipe para atender a falta de planejamento reflete em aumento de custo operacional, inchar a empresa sem necessidade somente comprovará a falta de planejamento de seus gestores. Corre o risco de criar uma bola de neve onde sempre mais e mais pessoas são necessárias para atender algo que na verdade é uma falta de planejamento.


Apertar sua equipe para que ela resolva a confusão que a gerência não resolveu, só aumentará a insatisfação da equipe a fazer um bom trabalho. Em ambientes caóticos o líder é fundamental e este neste momento precisa assumir a liderança e resolver os conflitos, não pode delegar esta responsabilidade há uma equipe inteira.


Quando a situação está caótica tudo parecerá urgente. Neste momento é preciso cuidado para agir e criar controles administrado especificamente por seus líderes. Controles estes que possuem um único objetivo, mapear a origem da urgência. De onde vem tais demandas, porque elas viraram urgente, como resolvemos cada demanda e como é possível resolve-las com menor estresse?

Uma boa maneira de atacar este problema é organizar os processos que dão origens as urgências, para isso é preciso identificar o padrão de tudo que se torna urgente e organizar o processo do começo ao fim, otimizando suas atividades com organização.

O reflexo desta mudança será que as pessoas envolvidas nestas "urgências" passarão a ter menos atividades, consequentemente será necessário rever o quadro ou as funções da equipe envolvida depois disso e você, como um bom gestor, terá a certeza de que está fazendo bons usos de seus recursos (leia-se tempo e mão de obra capacitada, não pessoas).


Ser um bom gestor também é saber gerenciar com eficiência os recursos que possui. Se tudo é urgente na sua equipe, nada será urgente de fato, nenhuma prioridade será importante e sua equipe não apoiará suas decisões, apenas farão o que é mandado, pois nunca dará tempo de fazer tudo mesmo.