Tudo é urgente!?

Se você trabalha em uma empresa onde tudo é urgente, certamente se deparou com situações freqüentes onde o contigente de equipe não é suficiente para atender toda demanda. Certo?

A saída mais rápida para estas situações é apelar para aumentar a equipe (ou a capacidade de vazão destas demandas), aparentemente isso resolve o problema do contingente, mas resolve mesmo o problema da urgência? Não estaríamos criando um novo problema?

Vamos ao básico, a origem do problema. O que é urgente?

Antes de algo se tornar urgente ele já foi necessário, depois de necessário, passou a ser importante e então urgente.

Urgente = carrega prejuízos financeiros reais e já presentes.

Importante = Trata a demanda que visa evitar prejuízos futuros. Quando não resolvida, certamente será urgente.

Necessário = Melhorias que quando realizadas podem significar ganho de produtividade ou diminuição de despesas.

Agora, se o problema já é urgente e não passou pelas etapas anteriores, podemos constatar uma falha de processo. Quem deveria ver as oportunidades antes de se tornarem necessidade não viu ou não administrou de maneira eficaz. Isso pode acontecer eventualmente, mas como regra, demonstra uma falha de gestão grave.

"Se tudo é urgente então nada é".

Aumentar a equipe para atender a falta de planejamento reflete em aumento de custo operacional, inchar a empresa sem necessidade somente comprovará a falta de planejamento de seus gestores. Corre o risco de criar uma bola de neve onde sempre mais e mais pessoas são necessárias para atender algo que na verdade é uma falta de planejamento.


Apertar sua equipe para que ela resolva a confusão que a gerência não resolveu, só aumentará a insatisfação da equipe a fazer um bom trabalho. Em ambientes caóticos o líder é fundamental e este neste momento precisa assumir a liderança e resolver os conflitos, não pode delegar esta responsabilidade há uma equipe inteira.


Quando a situação está caótica tudo parecerá urgente. Neste momento é preciso cuidado para agir e criar controles administrado especificamente por seus líderes. Controles estes que possuem um único objetivo, mapear a origem da urgência. De onde vem tais demandas, porque elas viraram urgente, como resolvemos cada demanda e como é possível resolve-las com menor estresse?

Uma boa maneira de atacar este problema é organizar os processos que dão origens as urgências, para isso é preciso identificar o padrão de tudo que se torna urgente e organizar o processo do começo ao fim, otimizando suas atividades com organização.

O reflexo desta mudança será que as pessoas envolvidas nestas "urgências" passarão a ter menos atividades, consequentemente será necessário rever o quadro ou as funções da equipe envolvida depois disso e você, como um bom gestor, terá a certeza de que está fazendo bons usos de seus recursos (leia-se tempo e mão de obra capacitada, não pessoas).


Ser um bom gestor também é saber gerenciar com eficiência os recursos que possui. Se tudo é urgente na sua equipe, nada será urgente de fato, nenhuma prioridade será importante e sua equipe não apoiará suas decisões, apenas farão o que é mandado, pois nunca dará tempo de fazer tudo mesmo.

Reuniões tensas

Há certo tempo atrás participei de uma reunião onde uma empresa com quem tentávamos fazer uma parceria iria nos apresentar sua proposta.
Teóricamente uma reunião tranquila e usual, onde depois de avaliar a proposta poderiamos simplesmente aceitá-la, solicitar mudanças ou nega-lá.

Durante a reunião constatamos que os pedidos feitos nas reuniões anteriores que definiriam o escopo do projeto foram ignorados e a proposta não continha o principal item do acordo, entre questionamentos entraram argumentações e alguns foram interpretados como pessoais o que radicalizou em absoluto a reunião.

O encerramento da reunião se deu por um completo encerramento de qualquer possibilidade de negociação por ambas as partes. O que poderia ser uma parceria valiosa para ambas empresas, possivelmente por problemas apenas de EGO não passou de um grande desperdício de tempo e oportunidades.

A lição que tenho deste episódio é que não importa como está a reunião, todos tem o dever de se portar demonstrando respeito e ser digno dele. Não tomar nada para o pessoal é extremamente importante, afinal estamos tratando de assuntos profissionais apenas. Saibam valorizar suas posições pessoais o suficiente para evitar colocar seus valores em cheque quando alguma instituição é contra eles.

Para evitar estes desconfortos o principio básico da comunicação ajuda muito. Temos que nos atentar a interpretar mensagem enviada pelos interlocures de forma racional, responder apenas as perguntas feitas, cuidados com antecipações e o respeito mútuo entre os profissionais ali presentes. Mesmo sem conhecer o histórico pessoal, ninguém nasce sabendo, portanto até chegar ali todos tiveram suas experiências que podem ser de muito valor ao objetivo em comum.
Você ali representa muito mais que sua pessoa, representa a entidade para qual trabalha e os interesses envolvidos, mantenha sempre isso em mente a cada palavra proferida.

Temos em alguns momentos a tendência a deixar nosso temperamento afetar as relações, é importante tomar cuidado com isso, para assuntos racionais muitas vezes as emoções atrapalham mais do que ajudam.

Daniel Carnielli.

Eu aceitei, agora sumo

Vocês já se depararam com aquela situação onde contamos com a ação de uma determinada pessoa, algo certo, invariável, e no ultimo instante esta pessoa fura?

Seria anti-ético quebrar o protocolo e não cumprir um acordo?
Não vou entrar no mérito das variantes que a palavra ética representa, mas em absoluto, quebrar sua palavra não é algo saudável tanto na vida pessoal quanto profissional.

Há pouco tempo atrás entrevistei um profissional que era 100% de acordo com a vaga que teria no time na época, após entrarmos em um bom acordo sobre remuneração, benefícios e condições acertamos a data de início. No dia esperado nem sequer uma notícia, uma desculpa, nada.
Soube por pessoas próximas que a pessoa recebera uma proposta melhor e portanto desistiu da vaga.
Não seria de bom grado avisar?
Vamos considerar as opções. Se tivesse sido avisado entenderia e teria uma reação, talvez uma proposta melhor ou um "boa sorte", mas o ético estava a salvo. Sem o aviso a unica opção que tenha é entender que a ação não foi correta e foi uma boa esta ter desistido da vaga, poderia me surpreender mais com ações semelhantes no futuro. Certamente no meu networking não haverão futuras oportunidades.

Prazos, compromissos, promessas, devemos honrar com nossa responsabilidade e só assim conquistaremos o respeito de ser levado a sério.

Não se engane com a possibilidade daquele pequeno deslize não chegar a publico, as pessoas comentam entre si e o mundo dá muitas voltas.

Acordos devem ser cumpridos assim como devem ser celebrados de forma clara para todas as partes. Os compromissos devem ser horados.

Estes são valores que nunca devem ser esquecidos.

Horario comercial faz sentido?

Nos grandes centros, a sociedade expandiu seu horário de atividades, hoje é muito comum as pessoas terem atividades antes e depois do horário comercial, dormimos menos, enfrentamos transito, o tempo ficou escasso.

Será que não está no momento de revermos um costume empresarial de trabalhar apenas no horário comercial?
Será que não está no momento em que as funções, relacionamentos que fazem parte do trabalho e locais não precisem ser melhores aplicados?

Não é verdade que com o uso da tecnologia, muitas funções já permitem que sejam executadas de outros locais? O trabalho nem sempre exige a presença das pessoas, a comunicação pode ser feita eletronicamente ou por telefone, em alguns casos até por video conferencia.
Técnicas de gerenciamento discutem a real necessidade de reuniões, com argumentos de que não são produtivas.

Vamos imaginar nosso dia com horários de trabalho ou locais variados, será que a nossa função exige mesmo nossa presença física?
Não seria mais "produtivo" economizar com o transito e investir no profissional e porque não no pessoal?
Em uma cidade como São Paulo, assim como outras cidades no mundo, esta economia significa uma quantidade expressiva de horas e um valor consideravel gasto em combustivel. Uma pessoa que mora relativamente próxima ao trabalho em São Paulo, gasta em média 1,5hrs diárias somente neste trajeto, estamos falando de 30 hrs mensais aplicadas no transito.
Este tempo é o equivalente a quase 4 dias de trabalho em um mês gasto de forma improdutiva onde não fazemos nada além de esperar.

Acredito que a maior mudança está na nossa cultura, por onde começar?

Não vou sugerir maneiras de minimizar este desperdício, mas deixo a racionalização sobre o problema que todos devemos nos conscientizar a respeito.

Na Arte da Guerra, como encarar os erros

Um livro que precisa ser lido por todos, principalmente aqueles que iniciam nas atividades de liderança é a Arter da Guerra, versão de Sun Tzu.
Traduzido das tábuas escritas no século IV a.c. por Sun Tzu, um dos generais mais influentes da China em um período bélico muito importante para a história do pais.
Embora valha a pena, não vou entrar no detalhe histórico do livro, o importante e surpreendente é constatar como um livro escrito a tanto tempo (mais de 2,4 mil anos) possui ensinamentos tão aplicáveis a vida ainda nos tempos atuais.
Como um grande fã desta leitura, vejo o mesmo como uma bíblia de postura e ensinamentos aplicáveis em vários aspectos da Vida, principalmente corporativa.
A Arte da Guerra oferece uma visão universal sobre conflitos, liderança, sabedoria em momentos críticos e postura.


Na constante de um novo gerente, um dos principais desafios é lidar com a pressão dos erros. Erros que muitas vezes são resultado de má informação por seu executor, falta de comprometimento, falta de foco no que realmente interessa para a empresa ou situação, etc.


E a pergunta que devemos nos fazer é, como assumir este erro e resolvê-lo sem apontar culpados?
Muito é dito sobre como motivar a equipe, como treinar, como aumentar a responsabilidade, etc. Mas é fato que, erros irão acontecer.


Um gerente é um general e tudo que é executado pelo seu time é sua responsabilidade. Apontar os culpados traz muito além dos aspectos humanos de desconforto que a ação causa, demonstra uma dupla falha de caráter e consequentemente de gestão. Uma pessoa que não se sustenta perante a pressão e busca a evasiva posição de culpar algo externo.


Em muitos casos as pessoas que executaram as tarefas não cometeram nenhum erro, apenas seguiram ordens que lhes foram passadas e este é o ponto mais precioso da gestão. Saber passar a mensagem.
Para que a mensagem (entendemos como atividade) sejam entregues corretamente, não basta repassarmos como chegam a nós, é muito importante nos certificarmos de que a pessoa que a recebe compreende seu grau de importância, os efeitos esperados, como seu trabalho será medido e como esta pessoa é importante no processo como um todo.

O receio em assumir erros e este receio pode escurecer suas habilidades mais geniais. Uma das maneiras como esta dificuldade pode ser superada é o próprio gerente assumir funções do nível de seu subordinado, principalmente aquelas que ninguém queira realizar. Para realizar esta ele precisará de ajuda e ao mesmo poderá contribuir com sua experiência. Sem a "aparência" de superioridade perante seu time, ele contará com o respeito de todos, que ao mesmo tempo saberá que ele entende a dificuldade do que lhes é pedido. 
Independente da solução adotada é necessário entender que a posição de liderança não consiste em subjugar ou apontar falhas. Ela consiste em liderar no sentido mais eficiente da palavra, de forma que todos ao seu redor o reconheçam validamente como lider.


Assumir os próprios erros e do time tem o efeito muito diferente do que é imaginado por quem tem receio de fazê-lo. Seus superiores quando lidam com alguém que assume as falhas até podem repreender a falha, o que é mais do que natural, mas certamente terão a certeza de que podem sempre contar com a sinceridade deste gestor. Outro aspecto muito importante é que assumindo as falhas como sendo do departamento, temos o apoio necessário para corrigi-las.


Algumas máximas para refletir:
"O exercito defende o general que os defende."
"Aquele que se defende apontando falhas de outros, demonstra sua própria fraqueza".

Leitura recomendada: 

http://idgnow.uol.com.br/carreira/2010/06/15/na-arte-da-guerra-do-mundo-de-ti-mostrar-se-fraco-pode-ser-um-ponto-forte/

http://pt.wikipedia.org/wiki/A_Arte_da_Guerra

Minha equipe é capaz?

Você como gerente já sentiu em algum momento que sua equipe não era capaz para o que era necessário ser realizado?
Uma das preocupações mais comuns é saber o que cada um pode ou não realizar, mesmo falando de funções da expertize pela qual o funcionário fora contratado.
Muitos gerentes são nomeados gerentes por um aspecto além de sua formação que é sua eficiente atuação nos cargos anteriores. Pessoas eficientes geralmente adotam a postura de resolver o que lhes é pedido e criar novos desafios para melhorar o meio em que estão.
Porém, será que todos são assim? Será ainda que este é o perfil adequado para liderar?


Sim, todos buscam melhorar o meio em que vivem de um jeito muito particular e as vezes em áreas que não fáceis de serem identificadas. Evoluir é natural no ser humano e nos enganamos quando julgamos alguém de não fazê-lo, certamente não estamos vendo ou a pessoa está sem as ferramentas para isso, mas ninguém fica bem se não fizer algo produtivo, seja no universo profissional ou pessoal.


Identificar as habilidades e vocações é uma habilidade difícil, mas traz consigo muitos benefícios.
Agora faço novamente a pergunta, será que possuo a equipe capaz ao que preciso que seja realizado?
Porém também devo me perguntar, o que é necessário para identificar as habilidades do meu time e alocar as atividades de acordo com esta vocação?
Infelizmente haverão casos em que esta vocação de fato não condiz com a função ou empresa, este é o caso que pede mudanças, mas a compensação é que nos casos em que o aproveitamento é possível, identificamos uma expressivel melhora nos resultados destes funcionários, que agora passam a sentir que estão "remando" no rumo certo de seus objetivos pessoais.


Conhecer seu time é o primeiro passo para identificar estas habilidades.
Você se surpreenderá com a equipe que tem ao descobri-las.


Como referência a Arte da Guerra, "Conheça a ti mesmo, suas habilidades e fraquezas, fortifique-se eliminando as fraquezas, mantenha suas habilidades".

O que é ser um gerente?

Encontramos diversas definições do que é o gerente. Na década de 80 e 90 temos o chamado gerente clássico. De acordo John J. McCarthy, no livro Por que os Gerentes Falham, a função do gerente é ser responsável a oferecer condições ideais para que seus subordinados executem suas tarefas de maneira eficaz, propiciando o crescimento pessoal e profissional de todos. Recorrendo ao dicionário Michaelis, temos a definição que gerente é quem gere, dirige ou administra bens, negócios ou serviços, é o chefe, guia representativo de um grupo.

Com a globalização, a necessidade de maior rapidez nas respostas do dia-a-dia e a necessidade de maior qualidade e melhores resultados, os cargos e as responsabilidades mudaram, levando o gerente a ter uma função mais completa, mais moderna, o Gerente Moderno. No Livro liderança na empresa de Manfred De Vries vê-se que o gerente líder tem que ter visão de futuro, delegar poder, transmitir energia e motivar seus liderados, mas também precisa estruturar projetar, controlar e recompensar comportamentos positivos. Devem ser eficazes na determinação da direção a ser seguida por todos e na obtenção do comprometimento para esta caminhada.

Charles Coates, no livro O Gerente Total, cita que os gerentes estão singularmente posicionados para estruturar a excelência operacional como parte integral da estratégia competitiva da empresa.

Não temos mais gerentes fixos, com cargos estáticos e que sempre fazem a mesma coisa, como Manfred De Vries cita no livro Liderança na Empresa, agora é necessário que os gerentes líderes tenham consciência, energia, inteligência, domínio, autoconfiança, sociabilidade, abertura para as experiências, conhecimento de tarefas relevantes e estabilidade emocional.

O gerente precisa ser líder, tomar uma posição mais efetiva na organização e evitar as posições idealistas como era o gerente clássico, fechado e focado na sua função. Os gerentes de diversas áreas estão mudando suas percepções para atender as necessidades que suas empresas precisam estar aptas a servir. A mudança tornou-se necessária e a gestão tem se adaptado a esse novo cenário.

E vc, qual é seu estilo?

(trecho do TCC "A importância do nível tático para as organizações." - FIAP, 2008)

Minha primeira postagem

Boa noite!


Desde quando iniciei na área de TI, sempre tive afinidade com a liderança de projetos e equipes, nunca me chamou a atenção o lado da hierarquia, mas sim o fato de organizar os processos de forma com que as coisas aconteçam e os objetivos sejam atingidos.
Com o tempo, pude atuar como líder em projetos importantes e começar a liderar outros colegas nestes e como consequencia, acreditava estar evoluindo no caminho certo até o dia em que poderia sair do ambito técnico e atuar somente nesta organização de processos e atividades.
Na gerência entrei na nova fase que é o aprendizado constante através de experiências nunca antes imaginadas e durante esta fase e principalmente no início em vários momentos me faltaram a oportunidade de perguntar a pessoas mais experientes como deveria ser minha abordagem as diferentes situações do dia-a-dia nesta função.


Pois bem, aqui está o objetivo deste Blog e conto com ajuda de todos ao compartilhar experiências e ensinamentos nesta fase da vida profissional.


Abs,


Daniel Carnielli
http://br.linkedin.com/in/dcarnielli